Business letter, reply

Dear Ms. Jen Huang,

Just a reminder: I recently sent yo a computer printout of a proposal of health insurance, as you can see, we offer a competitive package to meet your needs.

I will call you next Friday after you have time to review the proposal, if you have any questions or concerns, I can be reached at xxxxxxx.

Sincerely,

Debora Chuang.
Sales Manager

International trade, business letter, e-mail, sales and promotion

Dear Ms. Debora Chang,

On November 10, I sent you a letter describing our newest products. Did you receive the letter?

I will be happy to answer any questions you may have and explain the new features of 10 speed cassettes and its benefits to you.

You are a valued customer. If there is any way that I can help you in making a decision, please call me at xxx-xxx-xxxx.

Sincerely,

Molly Kao
Sales Manager

International trade, business letter, email (greeting, purpose, content, closing)

正式英文 email 究竟該怎麼寫？該怎麼稱呼對方？怎麼講重點？又該如何有禮貌地結束信件？

這篇介紹的是比較正式的商業信件 business email，在聯絡別的公司或比較不熟的同事會用到，跟常合作的同事可能用詞就會比較不正式 (informal)。在寫英文信件的時候最重要的是語氣和文法，尤其是跟 native speaker 溝通的時候要特別注意文法。

我們來看看 email 的實際內容吧！

1. Greeting 問候語

Business email 的開頭都需要一個 greeting 或是問候，最常見的用法是 Dear 接收信人的名字，以下是一些例子：

•Dear John,

•Dear Mr. John Smith,

•Dear Mr. Smith,

加上稱謂的用法比較正式，寄信給長輩或客戶比較常用的到，如果是寄給同事或是別的公司的合作夥伴直接寫名字 (first name) 就可以了。

再來提供給大家一個還蠻常見的用法，在你不確定收件人是誰的時候很好使用！公司收到這種信通常都會轉寄 (forward) 給相關的人員。

•To whom it may concern,（敬啟者：）

•Dear Sir or Madam,

要記得這些 greeting 後面都需要加一個逗號 (comma) 然後空一行 (empty line) 才能開始信的內容！

2. Purpose 目的

在進入信件內文之前我們通常會先告知收信人這封信件的重點或目的。

•I am writing to inquire …

我寫這封信想詢問 …

•I am writing in reference to …

我寫這封信是關於 …

在回覆信件的時候，可以這樣說：

•Thank you for reaching out to us regarding …感謝您主動聯絡我們 …

這邊的 in reference to 還有 regarding 都是是「有關」或「關於」的意思，它們的用法和 about 很接近，差別是 about 比較不正式，是比較口語的用法。

•口語：I’m talking about the meeting scheduled for next week.

•正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.

•正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

大家有沒有注意到 in reference to 的用法跟 regarding 有一點點不同？通常 in reference to 用於「說明已經跟對方提過的事」，regarding 的用法比較廣泛。

3. Content 內文

再來就是信件的內文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業信件的時候內文要簡單明瞭 (clear and concise)，相信大家每天也收到很多 email，不想讀很冗長的信吧！

記得也要注意正式信件裡我們不會把一個句子全部大寫，可是可以用粗體讓重點句子比較明顯。•(O)Please revi(O)ew the attached documents thoroughly.

•( (X) PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.

請仔細檢視附件。

跟附件相關的用法：

•I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述資料已於信末夾帶檔案內附上供您參考。

•Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

請參閱附加檔案內之服務相關報價。

4. Closing 結尾

信件內文的最後一部分通常會感謝收信人或解釋下一步是什麼。

•If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me. 若您有任何問題或疑慮，請不吝與我聯繫。

•Thank you for your time and consideration.

感謝您的寶貴時間。

•I look forward to hearing from you.

我很期待能夠收到您的回覆。

5. Sign off and signature block 結尾敬語與簽名檔

再來就是信件的結尾，會有 sign off 和 signature block，sign off 要注意只有第一個字需要大寫！下面提供一些最常看到的 sign off：

•Sincerely,

•Yours sincerely,

•Respectfully,

•Best regards,

在北美其實比較少人會用 Best regards，它並不能算很正式，所以大多數的人會用 Sincerely，它是最正式和最安全的用法！

用法！七個實用書信結尾用語

Sign off 後面要接 signature block，這個包括你的姓名 (name)、職稱 (title)、公司 (company)、聯絡資訊 (contact information) 等。

資料來源:

http://www.managertoday.com.tw/dictionary/cond/51068?utm_source=dailyedm&utm_medium=content&utm_campaign=daily201503

email, 七個實用書信結尾 (Cordially, Regards, Sincerely, Respectfully, Best, Thank you, Cheers)

Email, 七個實用書信結尾 (Cordially, Regards, Sincerely, Respectfully, Best, Thank you, Cheers)

1. Cordially

Cordially 是 heartily 誠心的意思，字首 cor- 在拉丁文裡有 heart (心)的意思，是很正式的商業書信用法，跟 Regards 比起來，更有距離感，比較不適用於朋友間。

2. Regards

這個字是從法文字 regarder 而來，字面上有 to look at (看) 的意思。另外還延伸出 to look upon (看待) 或 think of with respect (尊重看待)。

Regards 在書信結語可以單獨使用，也可以在前面加上 kind, warm, best，屬於比較正式的書信結尾，可以用於商務或是朋友家人之間的問候。

Regards 致上問候，是最常見的書信結語之一，也是 Regards 系列中最正式的

Best regards 致上最高的問候

Kind regards 致上親切的問候

Warm regards 致上溫暖的問候

注意：

句首都是大寫，regards 的 r 是小寫

(V) Best regards, Kind regards, Warm regards

(X) Best Regards, Kind Regards, Warm Regards

3. Sincerely

Sincerely 有誠心、誠摯的意思，最早是由拉丁文 sincerus 而來，代表 clean (乾淨的)、 pure (純潔的)。

Sincerely 可以用於非正式或正式商業書信，也是最保險的安全牌，不過使用在朋友之間則多了一層距離感。另外可以加上 yours 作為變化 Sincerely yours, Yours sincerely。

4. Respectfully

Respectfully 帶有尊敬的致意，一般來說比較適合用於寫給長輩、教授等。也可以加上 yours變形為 Yours respectfully。

5. Best

Best 也是一個常用的書信結尾，可以在朋友間或同事間使用，有祝福的意思，但通常比較不適合用於正式商業書信往來，是一個最保險也是禮貌性的結尾。

其他的變形：Best wishes, All the best 表示最棒的祝福、一切順利

6. Thank you

字面上是謝謝的意思，根據信件的內文，可以有不同意思，像是謝謝你的時間閱讀這封信件、謝謝你的幫忙。還有許多其他用像是 Thanks, Many thanks, Thank you so much, Thank you for your consideration。一般來說，使用 Thank you 會比 Thanks 還有禮貌。

7. Cheers

一般人比較知道的意思可能是「乾杯」，而在氣氛歡愉的情況下才會舉杯慶祝，所以 Cheers 用在書信結尾，也是用於比較輕鬆的內容，正式的商業書信用 Cheers 可能就不太適合。

Cheers 這個字在英語系國家(像是：英國、澳洲、紐西蘭)很常用，可以表示 Thanks (謝謝)，也可以表示 Bye (再見)。

資料來源:

http://www.managertoday.com.tw/dictionary/cond/51069?utm_source=dailyedm&utm_medium=content&utm_campaign=daily201503

Business Letter, email

 這封  email 是要將一個人介紹給另一個人認識,

例如,將新來的業務人員,介紹給客戶認識.

  

Dear David,

I am happy to introduce our new sales representative, Vivian Huang, to you. Vivian Huang will be in charge of servicing your account.

Vivian is a graduate of the University of Chang Gung and holds a degree in Sales and Marketing. For the last three years she has worked as a salesman for HTC. We are proud to have her on our staff are are sure she will be able to give you the kind of service you have some to expect from SR.

Please call us if there is anything we can do for you, Vivian will be contacting you within the next two weeks to personally introduce herself, discuss her monthly schedule and answer any questions you might have.

Sincerely yours,

Nicole Chen

Director of Sales

國際貿易，拜訪客戶或參與國際性展覽

外銷業務人員，行銷人員，有很多機會拜訪客戶或參與國際性展覽，向現有客戶或潛在客戶，推廣產品或了解客戶的市場需求．

拜訪客戶或參展，不以銷售為目的，而是推廣產品，了解客戶的需求後，再接著做後續的銷售行為．

活動完成後，應帶回有價值的訊息，

若拜訪的對象，有成立官網，事先研究一翻是有必要的，

但參展時，往往不知走進攤位的這個人，是來自何方

了解客戶從取得名片開始，如：客戶名稱，公司名稱，地址/國家，網址，email….等等．

除名片資料外，應該在有限時間，該讓客戶對我們留下深刻印象，並從會談中取得客戶的相關資訊，例如：

該國的人口數

該國的年平均所得

該國對這個產業的產品年需求量

客戶的公司成立多久？

客戶對有興趣的產品的年採購量/金額是多少？

客戶的屬性是製造商，貿易商或代理商？

客戶對那些產品線有興趣？

客戶的員工人數或是客戶在該國的銷售點商店數有多少？

客戶的競爭者是誰？

客戶產品的品牌，或是在當地代理/獨家代理那些品牌？

客戶要直接購買，或是想要透過貿易出口？

Hi, Dear, ......原來，英文Email的招呼語不能這樣寫！現在才知道

還沒有進到溝通正題，商業email從打招呼開始，就可以看出你夠不夠專業。以下這幾種打招呼的方式都有錯，你知道錯在哪裡嗎？

Hi Mike!
信件一開始就來個驚嘆號，這樣的招呼就像大聲吼，商業信件這樣寫太隨便了。

Hi, Dear,
連名字都不寫，感覺你不太在意誰收到信。

Hey,
Hi there,
裝熟，不專業，商業溝通不合適，但用在很熟的朋友上可以。

Hi, Mike
打招呼和名字要一氣呵成，不要分開，中間不需要有逗號。

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在商業email往來中常見的正確招呼語有以下這幾種：

Hi Mike,
Hello Mike,
Morning Team,
Hi All,
注意，這些招呼語裡，只有一個逗號，而且逗號都放在最後。有沒有注意到All和Team的第一個字母都大寫？這是表達敬意。假如可以，把對方名字放在招呼語裡更好；收件對象超過一個人，中間用一個斜線隔開，顯得專業有效率，至於名字的排序，老外並不太在意：

Hi Mike/Ben,
人看到自己的名字在email上， 就會多幾分留意。
相較於商業email，商業書信以紙本居多，格式比較嚴謹，書信開頭，一般都用Dear。

例如：

Dear Mike,
一般用法是在Dear後面加上名字，然後逗點。

Dear Mr. (Mike) Johnson：
很正式的信函，可以在Dear後面加上姓名，或只用姓，然後接冒號。
如果不知道對方的名字，以往美國人多用To Whom It May Concern，英國人愛用Dear Sir/Madam，但這兩種用法現都不流行了，它們聽起來就像中文信裡的「敬啟者」，既制式又老套。假如不知道對方名字，也盡可能用對方職稱，例如：

Dear Hiring Manager,
Dear Purchasing Manager,
商業email比正式的商業信函多了一份輕鬆，少見Dear開頭，但如果是要給客戶，希望他覺得你很正式，其實還是可以用。


資料來源:
http://www.managertoday.com.tw/articles/view/51057?utm_source=dailyedm&utm_medium=content&utm_campaign=daily201503

Send an email for scheduling an appointment.

Dear Nicole,

I will be in Taichung on October 20^th and would like to meet with you at your office  to discuss our new products you may need next year.

I have enclosed our latest catalog. Please note the items in yellow highlight that are new, page 60 you will find the details of specification, they are all compatible with S-Brain,

I will contact you later this week to schedule an appointment. If you need to get in touch with me, call me at 000-000-000, I look forwarder to talking with you. Thank you for your continued business.

Sincerely yours,

Jen Mouglas

Sales Representative