Business Writing-Email Etiquette (電子郵件禮儀)

撰寫電子郵件主文的原則, 就跟所有商業寫作的原則一樣- 簡短.
如果你有很多的資訊要傳送,內容會超過一頁時,那最好把它寫成備忘錄,報告或其他形式的文件,然後以附件形式寄出, 這時電子郵件就可以用來點出重點,擔任文件的封面頁.
要寫出簡潔有力的電子郵件,遵照下列的電子郵件禮儀,並在主文裡把你要傳達的資訊寫清楚.

簡潔有力電子郵件遵守一定的禮儀, 這些禮儀只適用於商務電子郵件,寄給親朋好友的私人郵件並不需要採用這些禮儀; 甚至同一間辦公室同事之間的電子郵件，也可以稍微隨便一點. 但是要寫子郵件給商業夥伴,顧客和自己公司的高級主管時,務必遵守這些禮節,並採用嚴肅專業的語氣.

(1) 像寫商務書信一樣寫電子郵件－採用稱呼，私人電子郵件可以寫得像對話一樣，但是商務電子郵件務必要寫得像信件一樣。如果是寫給商業夥伴,客戶,不熟的同事或主管，就用Dear 稱呼，不要用Hello 或 Hi。如果郵件會寄給很多人，要不就只稱呼主要的收件人，要不就稱整個團體，像是Dear Design team, 但是要記住：不要用Hello all 這樣的寫法。

(2)採用結尾敬辭：採用標準的結尾敬辭，並在最後打進自己的名字。

(3)注意禮貌：全用大寫字母並不禮貌，因為這樣郵件內容看起來就像是在對人吼。留意字型和格式對讀者感受會有何影響。

(4)使用文字，不要使用表情符號：用文字表達意思，不要使用表情符號，也不要使用縮寫或字首縮寫，除非是很常見的縮寫。

(5)使用簡單的格式：一般最好採用純文字，HTML碼有時候並不一定能夠轉換過去，而設定的格式傳到對方電腦後也可能會走樣。

(6)使用拼字檢查：拼字錯誤，會使郵件顯得有失專業。

(7)注意附件的大小：加入附件時，留意讓附件維持在合理的大小之內。大於 1MB的檔案開啟時很可能會出現問題，或減慢網路速度。如果必須寄一個非常大的檔案，先告知對方。

(8)避免無謂的轉寄：有必要時才轉寄，並簡短說明為什麼要把這封郵件轉寄給對方。